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Ricardo Coelho

10 de janeiro de 2021
última atualização em 10 de janeiro de 2021 às 10:01

Como organizar uma comissão de formatura?

Imagem : Internet

Para formar uma comissão, é preciso, primeiramente, organizar uma reunião com os interessados em fazer parte do grupo. É importante ter em mente que o perfil do integrante deve ser o de uma pessoa:

organizada;

comprometida;

e com boas habilidades comunicativas.

Para uma turma de 25 estudantes, é indicado um grupo com 6 pessoas; caso a turma seja maior, esse número cresce para, no máximo, 10 integrantes. Se houver um número excedente de interessados, deve ser feita uma votação envolvendo todos os candidatos. Lembre-se de que um grupo maior pode dificultar a comunicação interna da comissão.

O ideal é que a comissão esteja pronta 2 ou 3 anos antes da data de formatura (aqui se aplica a regra “quanto mais cedo, melhor”), pois assim a turma terá mais tempo para arrecadar o dinheiro necessário para a festa.

Quais são os cargos

Uma vez reunidos, os estudantes decidirão qual será a função de cada membro. Basicamente, a comissão é formada por um presidente, um secretário, um tesoureiro e um conselheiro. Para as funções de maior importância, será preciso um vice. Confira uma lista dos cargos e as suas respectivas funções:

Imagem: Internet

Presidente

Cargo de maior responsabilidade, o presidente é o principal membro da comissão e aquele que vai presidir as reuniões e autorizar as ações já decididas por todos os membros. Será ele também quem vai assinar todos os contratos das futuras negociações. Por isso, é preciso que se trate de uma pessoa de grande confiança da turma e da comissão.

Vice-presidente

Será aquele que substituirá as funções do presidente em caso de ausência mas também terá como dever auxiliá-lo em questões mais complicadas.

Secretário

Terá o compromisso de manter a agenda da comissão atualizada e, como tarefa mais importante, colocar as decisões tomadas pelo grupo em papel por meio do livro ata, que ficará sob sua responsabilidade. Para esse cargo, o mais importante é que a pessoa seja organizada.

Vice-secretário

Assim como o vice-presidente, esse cargo terá a função de substituir o seu predecessor. É uma função opcional, requerido somente se a comissão julgar a tarefa da secretaria muito extensa.

Tesoureiro

Cuidará de todo o controle financeiro da comissão, pagamento de contratos e parcelas, arrecadação das mensalidades dos estudantes da turma e o balanço da conta bancária. Também ficará encarregado de manter um registro escrito de todas as negociações do grupo.

Aqui, é preciso de uma pessoa responsável, especialmente quando se trata de datas. É importante lembrar que, por assinar documentos de teor financeiro, o tesoureiro e o seu vice precisarão ter situação regularizada junto à Receita Federal.

Vice-tesoureiro

Visto que o papel da tesouraria é de grande responsabilidade, a utilidade de um vice para o cargo se faz obrigatória. A função do vice será de auxiliar o tesoureiro, mas para manter-se um bom nível de organização nenhum documento ficará em sua posse.

Conselheiro

Terá como função orientar nas decisões tomadas pelo grupo. Este cargo pode ser opcional, mas também pode conter duas pessoas em uma comissão em que não haverá a necessidade de um vice-secretário ou ter um número superior a seis membros.

Quais são as medidas iniciais

Após a criação da comissão de formatura e a distribuição dos cargos, ainda é preciso tomar algumas medidas iniciais para que o grupo possa começar a exercer suas atividades.

Estatuto

Uma das primeiras ações a serem tomada é a criação de um estatuto para que a comissão possa agir como uma associação sem fins lucrativos e ser assim registrada no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas.

O estatuto é um documento formal que vai conter um conjunto de normas definidas pela própria comissão, e sua criação não é obrigatória. Porém, é somente por meio dele que a comissão passará a agir como uma pessoa jurídica e criar uma proteção legal sob seus membros.

Assim, é a comissão, como um grupo, que passa a responder pelos contratos e eventuais ações processuais que venha intentar ou sofrer. Na escrita do estatuto da comissão é preciso descrever todas as atividades e os objetivos que serão postos em prática, tais como:

os integrantes que vão compor a comissão de formatura;​a estrutura hierárquica da comissão e as funções de cada cargo;

os possíveis benefícios dos integrantes da comissão;

o quórum de instalação e de deliberação da associação que vai resolver questões divergentes, caso necessário;

os estudantes que constituirão a associação e quais serão os seus deveres;

a elucidação dos prazos de pagamentos, com datas explicitadas e eventuais multas;

a forma que a comissão prestará contas aos demais estudantes da turma;

o período de validade da comissão de formatura; ​

o processo de dissolução da comissão.

Canal de comunicação

Com tudo pronto para começar, a última medida a ser tomada será um canal de comunicação da comissão de formatura com os demais formandos. Esse ponto é comumente esquecido, mas muito importante. Os estudantes precisam ter conhecimento de como estão os preparativos e se a comissão está de fato fazendo o trabalho prometido.

A escolha do canal de comunicação deve ser pensada de acordo com a sua funcionalidade: um aplicativo de mensagens é ideal para um local onde priorizará um diálogo entre a comissão e os estudantes; uma lista de e-mails é perfeita para enviar relatórios de atualizações. Mas, claro, nada impede utilizar esses dois meios (ou mais) de comunicação, sugiro criar um Instagram para começar fazer o arquivo de fotos da turma.

Assim, tudo estará nos eixos para iniciar as atividades da comissão. Será necessária muita motivação dos integrantes, pois a tarefa é longa e árdua, mas certamente compensatória.

Boa sorte!

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Sobre
Ricardo Coelho

Fotografo e Cinegrafista por amor, desde 1987. Esteve presente no mercado de Pernambuco ,São Paulo e Rio de Janeiro, agregando conhecimento, reunido em seu portfólio, mais de 4000 formaturas no currículo. Gerente Comercial de umas das principais Empresas de Formatura do Nordeste, Diretor de Marketing , Gerente de redes Sociais . Com sua competência e simpatia conquistou o mercado de Formaturas e estado e esta entre os mais lembrados do setor.

Ricardo Pereira Coelho

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